Plano de Comunicação Interna da Associação Mineira de Reabilitação

Este projeto teve como objetivo criar um plano de comunicação interna para a Associação Mineira de Reabilitação capaz de promover melhorias nas relações entre os funcionários, tornando-os informados, influentes e integrados às transformações ocorridas no ambiente de trabalho.
Para a realização do estudo proposto foram pesquisados os conceitos de comunicação organizacional, comunicação interna e comunicação no terceiro setor. Para o desenvolvimento do projeto foram realizadas pesquisas bibliográficas, entrevista com a assessora de comunicação e marketing da AMR, pesquisa com os funcionários da empresa e pesquisa de observação.
Ao realizarmos este projeto nos foi possível observar a importância da melhoria na comunicação interna como fator de incentivo e motivação aos funcionários em um universo que permeia não só na Associação Mineira de Reabilitação, mas também boa parte das organizações não governamentais, empresas e instituições brasileiras. De fato, a maneira como os diversos públicos de uma organização percebem e se sentem em relação à comunicação desempenha um papel fundamental no clima corporativo. Pessoas bem informadas se sentem mais seguras em relação ao meio em que atuam, gerando maior qualidade na prestação de serviços por saberem de tudo que acontece ao seu redor. A partilha de informações é um fator determinante na avaliação do quanto os gestores confiam nos seus funcionários.

Ao analisarmos os atuais processos de comunicação interna adotados pela AMR, é possível observar a profunda complexidade no que tange a disponibilização e troca de informações organizacionais, além da importância de seu estudo com o objetivo de propor alternativas alinhadas à própria dinâmica da empresa.

Considerando as informações obtidas por meios de pesquisas realizadas junto aos funcionários da AMR, nos foi possível concluir que o modelo atual, embora capaz de suprir parte das necessidades básicas de troca de informações, permite uma série de oportunidades para torná-las mais eficiente. Como observado e diagnosticado em pesquisas, na AMR exista certas diversidades de instrumentos de comunicação interna, não existe um plano específico elaborado com esta finalidade, o que pode estar relacionada a uma menor prioridade atribuída a esta área. Porém, há que se considerar que a comunicação interna não se resume à simples implementação de instrumentos de comunicação. É necessário haver, antes de tudo, uma cultura organizacional que a privilegie.

Verificamos que na organização a comunicação se estabelece essencialmente no sentido descendente, focalizando-se numa ampla transmissão de informações relacionadas com os objetivos, os serviços e direcionamentos da instituição.

A ausência de divulgação de determinados tipos de informação e a insuficiente comunicação ascendente provoca, em boa parte dos funcionários, um sentimento de indiferença em relação ao conteúdo da comunicação. O que pode gerar comportamentos defensivos em relação às informações divulgadas e à comunicação estabelecida entre a direção e seus subordinados. Existe ainda uma filosofia de comunicação focada na simples disponibilização da informação, em vez de atuarem no sentido de desenvolver esforços para a sua completa divulgação, não existindo um setor com atuação formalmente organizada na operacionalização da comunicação interna capaz de fazer chegar à informação a todos os seus públicos.

Apesar de existir um bom relacionamento entre os vários departamentos e de terem uma percepção relativamente positiva da comunicação interna, entendemos que é possível melhorá-la, desde que se estabeleçam novas estratégias de comunicação. Julgamos pertinente estabelecer um relacionamento mais próximo entre a direção da AMR e seus funcionários através de uma comunicação mais freqüente em ambos os sentidos. Para isto, a reformulação da comunicação interna da organização proposta pelo projeto considera a elaboração de um plano de comunicação focado especificamente nas necessidades reais e recursos da instituição, otimizando os instrumentos existentes e adotando novas formas de comunicação capazes de manter uma constante e salutar troca de informações.

Constatamos que as comunicações com os trabalhadores podem ser mais eficazes se houverem um maior empenho da direção no sentido de estabelecer uma comunicação efetiva, no sentido descendente e ascendente reformulando os procedimentos que têm vindo a ser adotados, tanto ao nível da forma com que a comunicação se processa quanto dos instrumentos utilizados na veiculação das informações, como do conteúdo da comunicação.

Todas as análises do nosso projeto foram embasadas em pesquisas feitas na instituição e provam que os trabalhos realizados atualmente, podem provocar falha nos processos e no relacionamento interpessoal dos funcionários, abrindo espaço inclusive para distorção nos discursos entre os gestores e seus subordinados, por exemplo. Obviamente essa desinformação causa uma deficiência na qualidade final do produto da empresa, no nosso caso a instabilidade dos processos e a insegurança. Assim traçamos estratégias e planos a serem aplicados em curto e médio prazo. Contudo para que essas estratégias resultem em um resultado sólido e visível, as ressalvas deverão ser rigorosamente implantadas dentro dos modelos, padrões e prazos estabelecidos. Também temos que contar com a colaboração e empenho de todos os envolvidos no processo, inclusive os voluntários.

Finalmente, constatamos uma distância entre a direção da AMR e seus funcionários. Essa distância interfere de forma negativa e faz com que a empresas seja dividida em dois ou mais “mundos”. A comunicação tem que ser única e deve ser transmitida de forma uniforme a todos, independente da posição ou cargo que ocupe dentro da empresa. Os gestores devem manter-se próximos dos seus funcionários e participar das ações a serem implantadas como sugestão deste projeto, a fim de descobrirem desde o início o motivo de um problema e logo ali solucioná-lo. Como sugestão, citamos encontros mensais onde essa barreira poderá ser quebrada e a informação poderá chegar direta, sem distorções e com oportunidades de melhorias com idéias criativas e formas novas de pensar.

Com embasamentos teóricos e de pesquisas geramos sugestões e acreditamos que se forem implantadas dentro dos moldes descritos teremos êxito no estudo e mudanças positivas e benéficas surgiram na empresa, beneficiando todas as áreas e fazendo com que a AMR se comunique!

Postado por: Célia Regina
                     Joana D'arc
                     Marcus Vinícius